Een solide IDM-basis met ruimte voor uitbreidingen
In de zoektocht naar kwalitatieve IDM-software voor de Jacobus Fruytier Scholengemeenschap stonden het ECK iD, uitgebreide koppelmogelijkheden en accountbeheer centraal. Ook snelle en eenvoudige support door de leverancier en waar nodig maatwerkaanpassingen, stonden op de wensenlijst. En zo kwam Herman Zondag, functioneel beheerder van Jacobus Fruytier SG in aanraking met NIVO.
Handmatige correcties met grote kans op fouten
'Binnen onze 3 vestigingen werken we met meerdere systemen. Naast Magister gebruiken we sinds een aantal jaren itslearning (elo) en Zermelo (rooster). Deze systemen moeten worden gevoed met dezelfde informatie. Nadeel is dat het handmatig verwerken van aanpassingen zeer arbeidsintensief is. Verliet een leerling bijvoorbeeld de school of ging deze naar een ander niveau binnen Jacobus Fruytier, dan moesten we de wijzigingen in alle systemen handmatig doorvoeren. En datzelfde gold voor aanpassingen in het team van medewerkers.
Als beste uit de bus
Na een eerste oriëntatieronde hebben we een aantal partijen uitgenodigd voor een demonstratie. En daar stak NIVO met kop en schouders boven de anderen uit. Ze weten bij NIVO wat het onderwijs qua Identity Management nodig heeft en hebben daarvoor een uitstekend turnkey pakket ontwikkeld. En als een school een aanvulling nodig heeft, probeert NIVO deze voor meerdere scholen te ontwikkelen. Dat scheelt weer aanzienlijk in de kosten.
Navragen bij referenties
Ook al waren netwerkbeheerder Lute Beens en ik het unaniem eens over NIVO, we hebben toch navraag gedaan bij andere scholen. NIVO is heel open en eerlijk over andere gebruikers en dat kan je alleen zijn als je zeker bent van jouw product. Deze gesprekken met andere gebruikers onderstreepten eens te meer dat NIVO voor ons de juiste keuze is én de werkdruk op de afdeling vermindert.
Weektaak aan wijzigingen doorvoeren
We zijn in april overgegaan en de eerste jaarovergang in de zomer verliep super. Eerder hadden 2 medewerkers een weektaak om alle wijzigingen, opgesteld in een Excel spreadsheet, te verwerken. Nu haalde NIVO alle gegevens volautomatisch uit het schoolinformatiesysteem op.
Leerlingen (en hun ouders/verzorgers) die in het nieuwe schooljaar starten, krijgen 1 augustus een mailtje dat zij 14 dagen de tijd hebben om hun Magister account te activeren. Leerlingen die onze school verlaten, worden nu direct uitgeschreven en hun account wordt automatisch afgesloten. Bijkomend voordeel is dat dit ook scheelt in licentiekosten voor de itslearning app!
Wanneer een medewerker uit dienst gaat, ontvangt die nu een mail met alle benodigde (digitale) acties. Bijvoorbeeld wanneer de overdracht moet hebben plaatsgevonden en documenten veiliggesteld moeten zijn. Ook staat in die mail wanneer het account automatisch wordt afgesloten, zodat men na de uitdiensttreding niet meer kan inloggen.
ECK iD voor privacy
Privacy voor onze leerlingen en medewerkers is belangrijk. Dat NIVO werkt met het ECK iD was een sterk pluspunt. Deze code is essentieel bij de digitale ontsluiting van lesmaterialen. Het ECK iD is een code die voor ieder account uniek en niet herleidbaar is. Andere persoonsgegevens worden namelijk niet meer direct met aanbieders van leermiddelen uitgewisseld. Waar voorheen bijvoorbeeld veel gegevens over onze docenten in Magister stonden, kunnen we nu met minder persoonsgegevens toe.
Koppeling met AFAS, Presentis en bibliotheek
Zoals eerder gezegd, snapt NIVO wat het onderwijs nodig heeft. Ze hebben zeer goede modulaire Identity Managementsoftware ontwikkeld met ruimte voor betaalbare uitbreidingen. Wij werken nu met itslearning en Magister en voor onze personeelsadministratie is daar de koppeling met AFAS bij gekomen.
Nu we merken hoe fijn en veilig NIVO werkt, willen we verder. We denken bijvoorbeeld aan de koppeling van ons bibliotheeksysteem en Office 365 groepen ten behoeve van Teams en SharePoint. Ook hebben we al gesproken over een Presentis module, wat meer binnen praktijkonderwijs wordt gebruikt. We blijven dus vernieuwen!'
Over de Jacobus Fruytier Scholengemeenschap (JFSG)
De Jacobus Fruytier scholengemeenschap is een instelling voor reformatorisch onderwijs met vestigingen in Apeldoorn, Uddel en Rijssen. Leerlingen volgen daar VWO (gymnasium en tto) HAVO, VMBO, Praktijkonderwijs, Cluster 4 of passend onderwijs. In totaliteit heeft de school met zo’n 2600 leerlingen, 386 medewerkers en 2400 ouders/verzorgers te maken.
De casestudy van NIVO op de Jacobus Fruytier Scholengemeenschap nog eens rustig nalezen? Download dan hier de PDF.
