Het IDU-proces op school: instroom, doorstroom en uitstroom zonder handwerk

Wat is het IDU-proces en waarom speelt het op elke school

Iedere school krijgt hiermee te maken, ongeacht de grootte of het schoolsysteem. Nieuwe leerlingen starten, bestaande leerlingen wisselen van klas of niveau, medewerkers komen in dienst of vertrekken, en ouders krijgen op hun beurt toegang tot het NIVO-portaal. Elke verandering vraagt om een aanpassing van het account: wie mag nu bij welke gegevens, welke groepen horen daarbij, en wanneer moet de toegang juist weer stoppen.

Zolang dit via een spreadsheet en losse handelingen in meerdere systemen gaat, blijft het foutgevoelig. Een leerling die van school wisselt maar nog toegang heeft tot het leerlingvolgsysteem, of een oud-medewerker met een actief account: dat zijn de risico’s die dit proces structureel moet afdekken, niet alleen rond de zomer maar het hele schooljaar door.

Waarom het IDU-proces om de jaarovergang draait

Instroom, doorstroom en uitstroom spelen het hele jaar, maar de jaarovergang is het moment waarop de meeste mutaties tegelijk plaatsvinden. Rond de zomervakantie verlaten leerlingen de school, starten nieuwe leerlingen, wisselen klassen van samenstelling en veranderen soms ook de teams van medewerkers. Al die wijzigingen moeten in dezelfde korte periode in het schoolinformatiesysteem, de leeromgeving en de overige gekoppelde systemen terechtkomen.

Bij de start van het schooljaar komen er in korte tijd veel nieuwe accounts bij. Denk aan de brugklassers in het voortgezet onderwijs en de vierjarigen in het basisonderwijs. Hun ouders en verzorgers hebben ook toegang tot de schoolsystemen nodig, en vaak starten er ook nieuwe docenten.

De stappen van eerste schooldag tot vertrek

1. De leerling, ouder of medewerker staat in het schooladministratiesysteem, met een inschrijving of aanstelling, een klas, vakken en een locatie.
2. NIVO maakt automatisch een account aan voor elke leerling met een actieve inschrijving, elke ouder met een actief ingeschreven kind en elke medewerker met een actieve aanstelling.
3. De gebruiker activeert het account via een mail of brief.
4. Bij de activatie, de eerste keer inloggen of een verlopen wachtwoord stelt de gebruiker zelf een nieuw wachtwoord in.
5. Het account wordt met de juiste rechten en groepen automatisch en realtime naar alle gekoppelde systemen doorgezet.
6. Wijzigt er iets in de administratie, zoals een andere klas of nieuwe persoonsgegevens, dan verwerkt NIVO die wijziging automatisch in de digitale identiteit en de toegangsrechten.
7. Loopt de aanstelling of inschrijving af, of bij een ouder de inschrijving van het laatste kind, dan wordt het account uit alle gekoppelde systemen verwijderd en gearchiveerd. Inloggen kan dan niet meer.

Deze mutaties komen voort uit het schooladministratiesysteem dat de school gebruikt, zoals ParnasSys, Magister, Somtoday of Presentis. NIVO haalt de gegevens rechtstreeks uit dat bronsysteem op, bijvoorbeeld via de ParnasSys-koppeling, zodat deze stappen automatisch verlopen in plaats van dat iemand ze met de hand overneemt.

Wat er misgaat bij handmatig verwerken van personeelsmutaties

Niet alleen leerlingmutaties, ook personeelsmutaties lopen via het IDU-proces. Een medewerker die in dienst komt, van functie wisselt of de school verlaat, heeft dezelfde aanpassingen nodig: een nieuw account, andere rechten, of juist een afgesloten toegang. Scholen die dit handmatig doen, herkennen het probleem vaak in dezelfde vorm: twee medewerkers die een week kwijt zijn aan het doorvoeren van wijzigingen die in een spreadsheet staan genoteerd, met het risico dat een wijziging over het hoofd wordt gezien.

Dat risico is niet alleen een kwestie van tijd. Een account dat na uitdiensttreding actief blijft, is een toegangsrisico tot leerling- en personeelsgegevens. De vraag is dan ook hoe je dit proces zo automatiseert dat dit risico structureel kleiner wordt, in plaats van afhankelijk van wie er die week tijd heeft.

Hoe NIVO het IDU-proces automatiseert

NIVO haalt de gegevens volautomatisch uit het schoolinformatiesysteem en zet ze om in accounts, rechten en groepen in alle gekoppelde systemen. Zodra een leerling vertrekt of een medewerker uit dienst gaat, sluit het account zichzelf af. Zodra een nieuwe leerling of medewerker start, staat het account met de juiste rechten klaar, afgestemd op de klas, het niveau of de functie. Welke rechten bij welke rol horen, leg je vooraf vast in de autorisatiematrix, zodat de jaarovergang een kwestie van automatisch toepassen wordt in plaats van opnieuw uitzoeken.

Voor leerlingen en medewerkers die zelf hun wachtwoord willen beheren, is er het Self Service Portaal. Bij een van de scholen die met NIVO werken, vangt dat portaal zo’n 80% van de eerstelijns vragen op, waardoor de ICT-afdeling minder tijd kwijt is aan simpele inlogproblemen en meer ruimte houdt voor de jaarovergang zelf. Benieuwd wat dit voor jouw school betekent? Bekijk de volledige oplossing van NIVO.

Wat levert dat op? In een bestuursnotitie rekent IDFocus voor een onderwijsorganisatie met circa 500 medewerkers en 5.000 leerlingen met 0,5 tot 1,0 fte minder handmatig beheer en 20 tot 40 procent minder helpdeskverzoeken. Samen met besparingen op licenties en een snellere start van nieuwe medewerkers komt die schatting uit op 55.000 tot 145.000 euro per jaar. Dat is een indicatie: de werkelijke uitkomst hangt af van de omvang van de school, het aantal systemen en hoeveel er nu al geautomatiseerd is.

Resultaat in de praktijk: de eerste jaarovergang met NIVO

Een grote scholengemeenschap werkte met Magister en moest bij elke leerling- of personeelswijziging dezelfde mutatie handmatig in meerdere systemen doorvoeren. De functioneel beheerder vertelt over de eerste jaarovergang met NIVO:

“We zijn in april overgegaan en de eerste jaarovergang in de zomer verliep super. Eerder hadden 2 medewerkers een weektaak om alle wijzigingen, opgesteld in een Excel spreadsheet, te verwerken. Nu haalde NIVO alle gegevens volautomatisch uit het schoolinformatiesysteem op.”

Om hoeveel wijzigingen gaat het? Bij de start van het schooljaar veranderen er per school tussen de 300 en 3.000 leerlingaccounts. Daar komen de accounts van medewerkers en ouders nog bij.

Lees de volledige ervaring van deze school in de referentiecase.

IDU-proces en informatiebeveiliging: wat het Normenkader IBP vraagt

Het IDU-proces raakt niet alleen de werklast van de ICT-afdeling, maar ook de informatiebeveiliging van de school. Het Normenkader IBP van Kennisnet behandelt dit onderwerp in drie domeinen. Domein 4, Personeelsbeheer, gaat over het intrekken of opnieuw toewijzen van toegangsrechten als iemand van functie wisselt of vertrekt. Domein 10, Identity- en accessmanagement, gaat over wie toegang krijgt tot welke gegevens. Domein 11, Securitymanagement, gaat onder meer over hoe gebruikers inloggen. Samen vragen ze dat een school kan aantonen wie toegang heeft tot welke gegevens, hoe die toegang wordt toegewezen en gecontroleerd, en wat er gebeurt als iemand de school verlaat.

NIVO is erop gebouwd om een school hier structureel aan te laten voldoen: vastgelegde rechten per rol via de autorisatiematrix, een vastgelegd proces voor wie welke toegang krijgt en weer verliest, en rapportages die laten zien wie op dit moment toegang heeft. Hoe dat samenhangt met het volledige kader, lees je op de Normenkader-pagina. Kennisnet beschrijft de bredere context van informatiebeveiliging en privacy op kennisnet.nl, en de afspraken rond het delen van leerling- en medewerkergegevens tussen schoolsystemen staan vastgelegd in het Privacyconvenant Onderwijs.