Leerlingen en medewerkers snel en veilig toegang tot alle informatie

‘Een wachtwoord voor applicatie A, een ander wachtwoord voor applicatie B. Tegenwoordig werken we met steeds meer systemen en dat betekent ook een veelvoud aan wachtwoorden. Wachtwoorden die regelmatig ververst moeten worden en ook nog wel eens vergeten worden. Bovendien willen we overal en vanuit verschillende devices toegang tot alle informatie en materialen hebben. Hackers proberen tegenwoordig echter overal in te breken, ook bij particulieren en bij scholen. Veiligheid is dus essentieel, ook op een scholengemeenschap als het Groevenbeek College. Daarom is NIVO zo’n goede oplossing voor ons. Want zo hebben leerlingen en medewerkers via 1 wachtwoord laagdrempelig én safe toegang tot alle materialen en informatie. En als je je wachtwoord vergeten bent, kan je deze thuis resetten; een bezoek aan de servicedesk is niet meer nodig’. Aan het woord is Roeland Goosen, Hoofd ICT bij het Christelijk College Groevenbeek in Ermelo.

Duidelijk plan van aanpak

‘We werkten al met een IDM-systeem, maar die leverancier kon de continuïteit niet meer garanderen. Daarom gingen we op zoek naar een andere oplossing op maat en kwamen we bij IDFocus uit. Dit is een enthousiast bedrijf dat vergevorderd is in de ontwikkeling van Identity Managementsoftware; IDFocus is aanzienlijk verder dan andere aanbieders. Hun IDM-oplossing, de presentatie én plan van aanpak gaven ons een goed gevoel om met IDFocus in zee te gaan. Bovendien is NIVO een modulaire oplossing, dus je weet precies waarvoor je betaalt.

Vrijdagmiddag 16.00 uur

‘Tussen onze eerste contacten en de uiteindelijke complete oplevering, heeft best wat tijd gezeten’, aldus Goosen. ‘Corona is daar natuurlijk mede debet aan, want hierdoor hebben we de rest van de transitie toen even ‘on hold' gezet. Door een vergissing op een vrijdagmiddag kwam de algehele ingebruikname alsnog in een stroomversnelling. Het was de bedoeling dat leerlingen in batches een nieuw wachtwoord moesten aanmaken. Maar per ongeluk moesten álle leerlingen plots allemaal hun wachtwoorden aanpassen. En dat op een vrijdagmiddag…Je begrijpt, dat zowel de betrokkenen bij IDFocus als het Groevenbeek College dat weekend hard moesten doorwerken. Maar nu onze 3.200 leerlingen en ruim 300 medewerkers volledig met NIVO werken, zijn we erg tevreden.

Koppeling MS Teams

We willen dat alle medewerkers en leerlingen laagdrempelig toegang hebben tot alle materialen en informatie. Daarvoor was aansluiting op Magister en AFAS (HRM) nodig. Maar ook de koppeling met Microsoft Teams was voor ons een vereiste. Het systeem genereert nu automatisch Teams op basis van klas of ander selectiecriterium. We zien, dat dit echt zijn vruchten afwerpt.

Controlesysteem met 3 vragen

Voor het resetten van het wachtwoord kan je binnen NIVO werken met Two factor authenticatie. Maar dan moet iedere leerling wel beschikken over een smartphone of een privé-mailadres. Hoewel veel leerlingen dit inderdaad hebben, is dit hier niet algemeen gebruik, zeker niet bij 12 en 13-jarigen. Daarom hebben wij bij de reset van het wachtwoord gekozen voor een controlesysteem van 3 vragen. Gelukkig is de NIVO-software dermate flexibel, dat dit zonder enig probleem kon worden ingevoerd.

NIVO blijft in beweging

Wat de toekomst het Groevenbeek College qua Identity Management gaat brengen? NIVO is al een zeer uitgebreide oplossing met veel functionaliteiten en koppelingen. Maar een IDM-systeem is nooit af, het blijft in beweging. Ik verwacht dan ook, dat toekomstige ontwikkelingen snel in het systeem verwerkt gaan worden. Dat past ook helemaal bij IDFocus.’

Over het Groevenbeek College

Christelijk College Groevenbeek is een brede school met alle leerroutes: van vmbo-basis met leerwegondersteuning tot en met tweetalig vwo. Groevenbeek heeft twee locaties, in Ermelo en Putten.

De locatie Ermelo bestaat uit twee gebouwen die aan elkaar vastzitten: een gebouw voor de leerlingen van tvwo/atheneum/havo en een gebouw voor de leerlingen van het vmbo. Verder beschikt het Christelijk College Groevenbeek in totaal over zo’n 300 medewerkers.

De casestudy van het Christelijk College Groevenbeek nog eens rustig nalezen? Download dan hier de PDF.