Flexibiliteit is voor AMS doorslaggevend bij Identity Management Tool
Toen scholengemeenschap Anna Maria van Schurman (vernoemd naar Nederlands eerste vrouwelijke student in Utrecht in 1636) op zoek ging naar een Identity Management tool, was automatisering van de interne processen het speerpunt. Hoewel de christelijke school in Franeker tot dan toe nog niet werkte met een IM-tool, wist Jacob Bosgra (stafmedewerker ICT) terdege waar de software aan moest voldoen; geen complex pakket, goed geprijsd, in modules uitbreidbaar. Uiteindelijk was de vereenvoudiging van diverse processen het doel, waardoor enkele afdelingen werden ontlast. Oriëntatie over de software deed Bosgra op diverse beurzen en congressen, maar hij liet zich ook uitgebreid informeren door omliggende scholen; iets wat volgens Bosgra eigenlijk veel te weinig gebeurt. Dat alles bracht hem bij NIVO van IDFocus.
Office 365
‘Vanuit diverse andere projecten kenden wij IDFocus uit Rijswijk’, begint Bosgra zijn verhaal. ‘Wij zijn van oudsher een ‘Novell-bolwerk’ en in die hoedanigheid voeren consultants van IDFocus hier soms al projecten uit. Toen wij ons gingen oriënteren over een Identity Management tool, bleken zij dit eveneens te leveren. Goede reden voor ons om NIVO aan een nader onderzoek te onderwerpen. Wat ons in gesprekken met andere scholen zeker aansprak, was de zeer interessante prijsstelling van NIVO. Waar andere producten in de markt complex en kostbaar waren, bestaat NIVO uit vaste duidelijke modules tegen een mooie prijs. Zo gaat ons budget tenminste niet in 1 × op. ‘AMS koos vooralsnog voor de modules NIVO Basis en NIVO Cloud Office, waarin o.a. de koppeling met Office 365 zit.
De school voert NIVO gefaseerd in; Alleen nieuwe leerlingen op de scholengemeenschap (jaarlijks ruim 200 leerlingen voor de brugklassen plus nog een aantal instromers in de andere klassen) starten met het selfserviceportaal.
Snel aan de slag
‘Om ‘risico’s’ te minimaliseren en de school zo min mogelijk te belasten, is NIVO in de zomer geïnstalleerd en zijn we live gegaan toen de school weer begon. Na de vlotte installatie door de mensen van IDFocus loop je natuurlijk tegen kinderziektes aan (zoals wat problemen met e-mailadressen), maar eigenlijk zijn alle issues binnen 2 weken opgelost. Je merkt dat IDFocus een relatief platte organisatie met korte lijnen is, waarbij vragen direct worden opgepakt en snel feedback wordt gegeven. Sinds de installatie komen duidelijk minder leerlingen naar de balie van de leerlingenadministratie omdat ze hun wachtwoord vergeten zijn en niet kunnen inloggen op Magister en de pakketten uit Office 365.’
Tips voor andere scholen
Diverse voortgezet onderwijsscholen in Noord-Nederland zijn actief op zoek naar een systeem om de digitale veiligheid van leerlingen en medewerkers enerzijds te vergroten en anderzijds procedures te automatiseren en daardoor personeel te ontlasten. Voor die scholen heeft Bosgra enkele tips. ‘Kijk naar de flexibiliteit van de software. Waar andere leveranciers in de markt een log en standaard IM-product leveren, biedt NIVO een klantgerichte oplossing waar alle systemen aan gekoppeld kunnen worden. Combineer deze flexibiliteit met een zeer interessante prijs per module, en dan is de keuze wat mij betreft snel gemaakt. En mochten scholen in de regio twijfelen, dan laat ik ze onder het genot van een kopje koffie graag zien waarom NIVO een uitstekende oplossing voor het voortgezet onderwijs is. ‘
Over Anna Maria van Schurman
Anna Maria van Schurman (www.annamaria.nl) is de Chr. Scholengemeenschap voor Voortgezet Onderwijs in Franeker. De school heeft een sterk regionale functie en bij AMS kunnen kinderen onderwijs volgen op VMBO- en Havo-niveau en daarbij de Havoplus-klassen met andere vakken en meer verdiepings-/verrijkingsstof. De school geeft aan zo’n 1.200 leerlingen les.
De casestudy van NIVO bij het AMS nog even rustig nalezen? Download hier de PDF.
