Weet u wie toegang tot uw systemen heeft? 

RSG N.O. Veluwe heeft toegang en rechten met NIVO volledig geautomatiseerd

Scholen binnen het voortgezet onderwijs hebben te maken met veel wisselende computergebruikers. Allereerst natuurlijk de ‘reguliere’ groep leerlingen met hun ouders/verzorgers en medewerkers. Maar leerlingen gaan een niveau hoger of lager leren, je hebt de uitstroom van eindexamenkandidaten, instroom van brugklassers en er zijn tussentijdse schoolverlaters. Aan de andere kant zijn er ook nieuwe docenten en medewerkers en eenzelfde groep verlaat de school, al dan niet tussentijds. Voeg daar ook de tijdelijke medewerkers, stagiaires en begeleiders van bijvoorbeeld speciale projectgroepen aan toe en zo ontstaat enigszins een beeld van alle bewegingen. Al die mensen moeten toegang tot het computersysteem hebben, maar in hoeverre worden deze rechten afgesloten als ze de school verlaten? Nu het RSG N.O.-Veluwe werkt met NIVO weten ze exact wie rechten heeft tot welke bestanden en wordt toegang tot het systeem automatische gestopt indien hij/zij de school verlaat. Ook de procedure voor een nieuw wachtwoord is nu aanzienlijk vereenvoudigd.

Standaardisatie van gebruikersnamen 

Toen Dimitri van Bronswijk als Project Manager IAM bij het RSG N.O.-Veluwe in Epe aan de slag ging, waren spreadsheets bij systeembeheer onontbeerlijk. ‘Het vaste team was dagelijks druk bezig met eerstelijns zaken, zoals de inlogproblemen van gebruikers’ begint Dimitri. ‘Daardoor liep men achter bij het beheer van de systemen. Bovendien was er geen standaardisatie doorgevoerd. Bij de ene gebruiker begon de gebruikersnaam met een hoofdletter. Bij de volgende alleen de initialen en bij nr. 3 alles in kleine letters. En wie toegang tot welke bestanden moest hebben, werd handmatig doorgevoerd en op spreadsheets bijgehouden. Daarna werd nooit meer gecontroleerd of diegene nog wel toegang moest blijven houden. Het was duidelijk dat dit adequaat moest worden opgelost.

Geen koppelverkoop 

In onze zoektocht naar een ander systeem hebben we met diverse partijen gesproken en verschillende IDM-software bekeken. Maar veel pakketten zijn te uitgebreid, te duur en bij diverse leveranciers moet je ook andere diensten afnemen. NIVO past goed binnen de school, is geen one-size-fits-all product, biedt wat het belooft en is zeer betaalbaar. Bovendien is het team specialisten bij NIVO uitermate klantgericht; ten tijde van de implementatie reageerden ze bijvoorbeeld ook ’s avonds en zelfs in het weekend op eventuele vragen.

Zorg dat brondata in orde is 

Als ik een tip aan toekomstige NIVO-gebruikers mag geven, wil ik ze graag attenderen op de compleetheid van hun brondata. Als deze in orde is, dan is de implementatie snel gedaan. Wij begonnen namelijk met het activeren van de docenten, maar toen bleken niet alle gegevens bekend te zijn. Wat was de datum van indiensttreding, tot welke gegevens moeten zij toegang hebben, etc. etc. Dat hebben wij eerst moeten completeren, alvorens we verder konden.

Een andere tip is het stellen van harde deadlines. Niet alleen richting de leverancier, maar zeker ook voor jezelf. Want er komen altijd andere beheervragen voorbij die (ook) belangrijk zijn. Wees duidelijk voor iedereen, dan loopt de hele implementatie zo min mogelijk vertraging op. Zoals gezegd, moesten wij eerst onze brondata completeren. Toen dit eenmaal gerealiseerd was, konden we grote stappen zetten. Afhankelijk van het onderwijsniveau is het sociale proces echter soms net zo lang als het technische proces, daar moet je wel rekening mee houden. Maar we merken duidelijk het verschil nu NIVO draait. De toegang tot de data is nu goed geregeld en het selfserviceportaal van NIVO vangt zo’n 80% van alle eerstelijns vragen op. Daarmee heeft het team ruimte voor andere projecten. Eindelijk!’

Over RSG N.O.-Veluwe 

De RSG N.O.-Veluwe in Epe is een openbare, regionale school met een breed onderwijsaanbod: (tweetalig) atheneum, havo, mavo en vmbo kader- en basisberoepsgericht onderwijs. De school telt zo’n 1.200 leerlingen en 200 docenten/ medewerkers. Naast een goed basiscurriculum met bovengenoemde extra mogelijkheden biedt de school voor leerlingen met extra ondersteuningsvragen waar mogelijk passend thuisnabij onderwijs. RSG N.O.-Veluwe is een onderdeel van de Stichting Aurora Onderwijsgroep.

De casestudy van NIVO bij het RSG N.O.-Veluwe nog even rustig nalezen? Download hier de PDF.