NIVO ontzorgt IT-afdeling en administratie van RSG Slingerbos | Levant

Binnen het voortgezet onderwijs zijn laptops, tablets en smartphones niet meer weg te denken. Leerlingen hebben zo zicht op het rooster van die dag, op resultaten van bijv. toetsen en opdrachten worden hiermee gemaakt. Ook voor docenten en medewerkers van RSG Slingerbos |Levant is de Elektronische Leeromgeving onontbeerlijk om de voortgang van leerlingen en eventuele absentie te monitoren, (ouder)brieven te zenden en de lessen vorm te geven. Met zo’n 2.700 leerlingen en 300 medewerkers stond Mark Bakker, netwerkbeheerder bij RSG Slingerbos | Levant voor de serieuze uitdaging om het beheer en beveiliging van deze leeromgeving binnen en buiten de school een goed, veilig en betaalbaar vervolg te geven.

Bestaande Identity Management tool werd te kostbaar

RSG Slingerbos werkte al enkele jaren met een Identity Management (IM) tool, maar de update, resp. aanpassing van het pakket werd een zeer kostbare zaak. Deze nieuw IM-tool moest enerzijds het toegangsbeheer tot de elektronische leeromgeving vereenvoudigen en anderzijds de beveiliging maximaliseren.

Wensen en eisen

Het was evident dat de nieuwe Identity Management tool de bestaande functionaliteit moest dekken. Maar men wilde meer op het gebied van kwaliteit, beheer en effectiviteit tegen een interessanter kostenplaatje. Om de afdelingen netwerkbeheer en administratie te ontzorgen, was een selfserviceportaal, waar gebruikers zonder tussenkomst van de administratie of afdeling netwerkbeheer hun wachtwoord konden wijzigen, een belangrijke wens. Maar ook realtime synchronisatie naar bijv. it’slearning en het inloggen met 1 password voor de gehele elektronische omgeving (zoals Magister, Active user Directory en email) stonden hoog op de wensenlijst. ‘Uiteindelijk hadden we een ordner vol voorstellen en prijsopgaven, maar NIVO kwam qua functionaliteit en prijs duidelijk als winnaar uit de bus. Bovendien is NIVO in modules met een vaste prijs opgedeeld, dus je krijgt niet te maken met een heel uitgebreid, moeilijk en kostbaar pakket.  Doordat IDFocus, fabrikant en leverancier van NIVO, een vrij kleine organisatie is, zijn de lijnen kort en wordt er in geval van vragen of aanpassingen, snel geschakeld.’

Eenmalige invoer van gegevens

Met NIVO is het administratieve proces met betrekking tot nieuwe leerlingen (i.c. vooral brugklassers) binnen RSG Slingerbos | Levant vele malen eenvoudiger geworden; één centrale invoer is voldoende. Daarna wordt de informatie (en eventuele aanpassingen) automatisch gesynchroniseerd met andere systemen. Dit reduceert de kans op foutieve invoer én vermindert de werkdruk op de afdeling.

Bovendien maakt het systeem automatisch gebruikersgroepen aan, gebaseerd op indeling van klassen, functies, categorieën en locaties. Handig voor bijvoorbeeld (e-)mailings richting de ouders of berichten die bijvoorbeeld alleen voor een specifieke jaargang bedoeld zijn. En als iemand de school definitief verlaat (leerling of medewerker) dan wordt de toegang automatisch gestopt.

Iedereen 1 veilig en uniek wachtwoord

‘Met het oog op de aanscherping van de Wet Datalekken willen wij ons netwerk professioneel inrichten en een password is daarin essentieel. Maar ruim 3.000 gebruikers met toegang tot Magister, it'slearning, Office 365 en het Wifi-netwerk, betekent dus ook een veelvoud aan wachtwoorden. Met NIVO is dat verleden tijd, want 1 centraal wachtwoord voor alle systemen is voldoende. Via het webgebaseerde gebruikersportaal (selfserviceportaal) wijzigen of resetten gebruikers zelf het initiële wachtwoord, waarna men, na een korte validatie procedure, toegang krijgt tot de vooraf bepaalde functionaliteiten. Zo ontzorgt NIVO de afdelingen systeembeheer en leerlingenadministratie, is de beveiliging voor de school en alle gebruikers gegarandeerd en levert het
maximale tijdwinst op voor de betrokken afdelingen’.

Privacy Convenant

‘De gegevens van leerlingen zijn privacygevoelig, waar zorgvuldig mee omgegaan moet worden’, vervolgt Bakker. 'Het is daarom goed om te weten, dat IDFocus het privacyconvenant van de VO Raad heeft ondertekend. Wat ons betreft, is NIVO een zekere en veilige keuze als Identity Management tool, tegen een eerlijke prijs.’

Over RSG Slingerbos | Levant

RSG Slingerbos | Levant is een openbare middelbare school met vestigingen in Harderwijk en Zeewolde. De school werd opgericht in 1966 en groeide daarna uit tot een scholengemeenschap voor mavo, havo en vwo met meer dan 2.700 leerlingen.  Sinds 1997 biedt de school ook tweetalig (Nederlands en Engels) vwo-onderwijs aan.

De casestudy van RSG Slingerbos nog een rustig nalezen? Download dan hier de PDF.