KSE gaat voor next level in IDM 

Toen de Identity Management software van de Katholieke Scholengemeenschap Etten Leur (KSE) aan vervanging toe was, koos de school voor het modulaire NIVO. Léon Geers, conrector bedrijfsvoering en Jack Aerts, strategisch adviseur vertellen je in deze casestudy waarom ze hiervoor hebben gekozen. Wat waren selectiecriteria, hoe is de implementatie verlopen en welke aandachtspunten hebben zij voor scholen die nu op zoek gaan naar betaalbare IDM-software.

Zelf wachtwoord resetten

KSE had al een volledige IDM-oplossing in gebruik. Met AFAS en Magister als belangrijkste bronnen worden alle andere applicaties gevuld met de juiste data.
'Deze maatwerk IDM-software binnen het KSE was na 6 jaar wel verouderd en we liepen tegen kostbare beperkingen aan' vertelt Jack Aerts. 'Het was tijd voor IDM 2.0. en door onze ervaring waren onze wensen helder:

• geen maatwerk-software, want dit is kostbaar en omslachtig
• ruimte voor eigen eisen/wensen op het gebied van veiligheid (denk aan AVG)
• geen dubbele invoer van gegevens
• overzicht hebben en houden
• het roosterprogramma als centrale spil
• het leerlingvolgsysteem en het personeelsysteem als bron- IDM nu ook voor ouders
• iedereen moet zelf zijn wachtwoord kunnen resetten

We selecteerden vervolgens zo’n 10 partijen, waaronder natuurlijk ook de leverancier van de maatwerkoplossing. Na intensieve gesprekken bleven uiteindelijk 3 leveranciers over en dan steekt NIVO er qua kennis en kunde echt met kop en schouders bovenuit.  Het zijn professionals, die de onderwijsmarkt door en door kennen. Ze hebben ons en de KSE echt ontzorgd!'

Flexibel bij implementatie

‘Leerlingen en medewerkers hebben weinig gemerkt van de overgang naar NIVO', vult Léon Geers aan. 'Dat bleek wel toen ik tijdens een meeting met sectieleiders aangaf dat net de meest ingewikkelde IT-operatie in 10 jaar tijd afgerond was. Menigeen reageerde zeer verbaasd, want men had eigenlijk niets gemerkt.

Terwijl de implementatie in eerste instantie verre van soepel verliep. Door verdrietige omstandigheden binnen de school kwam de implementatie namelijk stil te liggen. IDFocus liet zich niet uit het veld slaan en heeft planning en prioriteiten opnieuw op de agenda gezet, waardoor de KSE in de zomer toch over kon.'

Ouders meer hulp aanbieden

'Waar kinderen digitaal vaardig zijn, zie je dat ouders het niet altijd kunnen bijbenen', gaat Jack Aerts verder. 'Ondanks onze brieven en meldingen maakte zo’n 20% van alle ouders na de invoering van NIVO geen nieuw account aan en had daardoor geen toegang meer tot bijvoorbeeld Magister. Je kind ziekmelden via het systeem lukt dan niet en men moest de school bellen, wat weer extra werk en vertraging oplevert.

Als tip geef ik dan graag aan andere scholen mee om ouders bij zo’n grote verandering meer begeleiding te geven. Bijvoorbeeld gecombineerd met een ouderavond, waar men stapsgewijs wordt geholpen bij het maken van een nieuw account. Inzet van leerlingen kan hier ook goed bij helpen. Dat scheelt de ouders veel stress en de school veel tijd.'

Zekerheid, minder werk en veiligheid

Wat NIVO het KSE heeft opgeleverd, is voor Léon Geers heel duidelijk. 'We zijn allereerst niet meer afhankelijk van een maatwerkoplossing. Stel nu dat IDFocus ‘omvalt’, dan kan je als school nog steeds verder met NetIQ van Open Text. Daarnaast hadden we in het verleden een ‘dingetje’ met wachtwoordbeheer waar systeembeheer steeds een rol had als een leerling zijn/haar wachtwoord wilde resetten. Dat is nu via selfservice prima geregeld. Een nog sterker wachtwoord is verplicht net als een regelmatige verandering. Dit is een grote, maar belangrijke stap in veiligheid maar ook in flexibiliteit.

De identiteit van onze leerlingen, hun ouders/verzorgers en medewerkers is essentieel, dat moet bewaakt worden. Maar het systeem moet niet volledig dichtgetimmerd en daardoor onwerkbaar zijn. Het moet flexibel zijn en klaar voor de toekomst. En dat is NIVO.'

Over de KSE 

De KSE in Etten Leur is een katholieke school met een open aannamebeleid voor mavo, havo, vwo en gymnasium. Iedereen is welkom ongeacht de levensbeschouwelijke achtergrond. Wel wordt gevraagd de levensbeschouwelijke grondslag van de school te respecteren. De school biedt versterkt talenonderwijs en extra aandacht voor sport, cultuur en beta. Zo’n 2.500 leerlingen uit Etten Leur en omgeving krijgen hier les.

De casestudy van KSE nog even rustig nalezen? Download hier de PDF.